Den 1. maj holdt vi bestyrelsesmøde

Her har vi blandt andet fundet en bestyrelsesformand, næstformand og fået set på de projekter og mål, som bestyrelsen og Østerskov Efterskole vil arbejde hen imod.

Her kan i læse referatet fra bestyrelsesmødet. Tak til de fremmødte for et godt møde med god og konstruktiv dialog.

Referat bestyrelsesmøde 01. maj 2019
Østerskov Efterskole, Kirketoften 4, Hobro, kl. 16.00-18:00. Herefter spisning og præsentation for eleverne.
Tilstede: Mette, Mie, Vitus, Vibe, Tanja, Uffe, Jakob, Anders, Daniel, Lars, Laura, Torben

Ingen afbud

Referent: Daniel

Mødeleder: Vitus

Formalia
Underskrifter, referenter, mødedeltagere, kørselsbilag.

Referat fra GF skal underskrives af bestyrelsens medlemmer. Er ordnet.
Kørsel: Refunderes indberettes i digiflow – link på Viggos opslagstavle

Konstituerende møde med følgende punkter:
Valg af formand og næstformand
Forstanderen leder bestyrelsens valg af formand og næstformand i henhold til skolens vedtægter.

Formanden er ansvarlig for eventuel kontakt mellem skolens ledelse og skolens bestyrelse mellem bestyrelsesmøder.

Der siges nogle korte ord fra hver kandidat. Efterfølges af spørgerunde. Og så er der afstemning.
Kandidat 1: Uffe
Kandidat 2: Tanja
Tanja Miller vælges til Formand
Valg af næstformand
Der er kun 1 opstillet kandidat.
Kandidat 1: Anders
Anders Riis er valgt til næstformand.

Konti- og fuldmagtsforhold
Bestyrelsen orienteres af skolens ledelse omkring hvilke konti skolen råder over og hvilke råderetsforhold der gør sig gældende for disse. Herunder adgang til netbank og debit-/kreditkort.

Generel økonomisk gennemgang. Gennemgang af de økonomiske konti.
Gennemgang af økonomiske dispositioner i forhold til konti. Køb af ny bus etc. Gennemgang af hvem der har adgang til konti og kan disponere over midler. Der er udstedt en række betalingskort/dankort/mastercard til varetagelse af diverse drift-konti. Netbankadgang lægger sig op af disponerings forhold.
Der er hyret en regnskabsmedarbejder ind til varetagelse af løn, økonomisk administration og økonomiske forhold.

Godkendelse af bestyrelsens forretningsorden
På det konstituerende møde gennemgås nærværende forretningsorden under ledelse af formanden, hvorefter forretningsordenen godkendes og underskrives.
Bestyrelsen kan beslutte ændringer eller udarbejdelse af en helt ny forretningsorden. Den bestående forretningsorden gælder i så fald, indtil en ny er vedtaget.

Der bliver påpeget nødvendige rettelser. Bliver sat på næste ordinære møde til gennemgang og godkendelse. Ledelsen forbereder en konsekvens og sproglig rettelse af forretningsorden. Dette er punkt til næste møde.
Forretningsordenen er godkendt principielt med forbehold for gennemgangen og rettelse til næste møde.

Orientering om tavshedspligt og inhabilitet
På bestyrelsens konstituerende møde redegør skolens forstander for reglerne for tavshedspligt og inhabilitet for bestyrelsesmedlemmer, suppleanter, medarbejderrepræsentanter mm.

Mie orienterer om tavshedspligt og inhabilitet. Vores regler lægger sig op af de offentlige myndigheder og overholder forvaltningsloven.
Relevant i forhold til elevrådets medlemmer at orientere og opdatere elevrådet ved deres deltagelse.
Referater af lukkede punkter er til debat. Debat om faste lukkede punkter på dagsordenen. Der SKAL være overskrifter til lukkede punkter i referater og referater af lukkede punkter til bestyrelsens brug

Kalender for bestyrelsesperioden
Det tilstræbes, at alle møder i bestyrelsesperioden fastlægges for mindst et halvt år af gangen i forhold i bestyrelsesåret.
I forbindelse med det konstituerende bestyrelsesmøde opfordres der til, at skolens næste generalforsamling fastlægges.
I forbindelse med planlægningen af bestyrelsens kalender planlægges også medarbejderudviklings- samt lønsamtaler med ledelsen.

Bestyrelsesmøder i hverdage om aftenen kl.16.30-20.30
Vi tilstræber rullende mødedage.
Møde hver 6 uge.
Ledelsen laver en forslagsplan for møder til afstemning.
26.maj er der ny elev-dag, hvor repræsentanter fra bestyrelsen meget gerne skal møde op. Mie udsender invitationen sammen med referatet.

_______________________________________________
Opfølgning på punkter fra sidste møde (Mie)
Forventningsafstemning til Mødepli, mødeform og hyppighed. Diskussion om mødepli, mødeform og hyppighed. Man henstiller til at medlemmerne deltager i møderne fysisk.
Forslag om deltagelse fra elevrådet ved alle bestyrelsesmøder. Mie tager en samtale med elevrådet om deres deltagelse i møderne.
Planlægning af kursus for bestyrelsen om at være bestyrelse. Kursus for bestyrelsen er d.25. Organiseret af Efterskoleforeningen.
Formanden foreslår internt kursus i bestyrelsen. Invitere en ud fra Efterskole Foreningen. Måske en lokal repræsentant fra styregruppen i Efterskoleforeningen. Evt en konsulent derfra.
Anders, Jakob og Tanja kommer med et konkret forslag.
Der er en folder fra Efterskole Foreningen med grundprincipper for bestyrelsen
_______________________________________________________

Skolens status (Mie)
Skolens status. Hvordan går det. Elevtal og optag. Væsentligt nyt siden sidst.
Nogle elever har forladt skolen af forskellige personlige årsager. Gennemgang af skolens regler for elevophold på skolen. Ledelsen har diskretion i forhold til elevsager.
Der bliver arbejdet på gode forslag til samarbejde med Yxenskoven og Epos både for elever og lærere. Kilde til inspiration for begge skoler.
Ny PR indsats og rekrutteringsstrategi fra Mie og Esben.
Diskussion om ny rekrutteringsstrategi.
Andelen af elever som spiller live-rollespil er faldet. Men andelen som spiller rollespil generelt er stadig stor.

Forslag til ledelsesstruktur fra august 2019. Organisationsdiagram vedhæftet. Blev besluttet af den tidligere bestyrelse. Diskussion om det udsendte materiale
Der er behov for et team som overordnet står for skolens drift, visioner og administration. Der er behov for en viceforstander. Vibes stilling som viceforstander er derfor permanent med start 1.august. Og hun trækkes derfor ud af klanen.
Der skal være en ny leder af klanen. Kaare trækkes op og bliver til ny leder af klanen som special-pædagogisk leder. Ny titel kan forekomme.

Forslag til revideret budget til understøttelse af ovenstående. Budgetforslag vedhæftet. Mie orienterer om lønninger i forhold til administrative poster.
Ny pædagog i klanen til 30 timer i åbent opslag.
Endelige lønaftaler for ledelse aftales med bestyrelsen.

Forslag om ombygning af kontor til ledelse. Mie foreslår ombygning af ledelsens kontor så der er plads til Vibe.
Bestyrelsen godkender indhentelse af tilbud. Behandles på næste møde.

Godkendelse af Indholdsplan og Årsplan  (Mie)
Indholds- og årsplan er gennemgået for og godkendt af den tidligere bestyrelse. Vedhæftet. Underskrifter af indholdsplan og årsplan for skoleåret 19/20. Det godkendes og gives at ledelsen kan opdatere årsplanen så den passer.
Debat om ansøgning af fonde og sponsorater (Daniel)
Bestyrelsen udstikker en vision
Ledelsen koordinerer med forretningsudvalget i forhold til fondsansøgninger.
Daniel har info i forhold til mulighederne

_____________________________________________________________

Projekter fra den tidligere bestyrelse. Stillingtagen til videreførelse.  
Evaluering af værdigrundlag. Ny process for værdigrundlaget. Og det vender tilbage til bestyrelsen efter sommerferien.
Ny struktur for generalforsamlingen. Vedtægtsændringen til ny ekstra-ordinær GF. Afsluttet.
Didaktisk fyrtårn (Jeppe og Vibe). Den ligger i pause indtil august.
Vender tilbage.
Skolekreds (Torben). Styrke skolekredsens arbejde. Mere information. Hvordan vi gør skolekredsen større og mere stabil. Flere arrangementer for skolekredsen
Status på undersøgelsen om ry og rygter. Omdøbt til Code of Conduct. Jakob har materialet. Vil gerne stå for tingene. Afgående elevers opførsel i miljøet. Internt beredskab/plan. Aftale medarbejderne imellem i forhold til elever.
Transkønnede elever.  Mie har sat gang i en række tiltag. Forum for debat. Dag med workshops fra LBGT. Samarbejdet med gæsterne var godt. Men de var ikke ret gode formidlere. Der er kommet fokus og taget spadestik til at nytænke værelses opdelingen. Punktet lukkes.
Punkter til kommende bestyrelsesmøder  
”Projekter” – formulering af nye og fordeling af tovholdere.
Kommunikationsansvarlig fra bestyrelsen
Forslag om ny merchandise
Gennemgang af tilrettet forretningsorden
Forslag til ombygning af kontor vurderes
Vision for investering af ombygning af skolen
Orientering og debat om fonde og sponsorater
Eventuelt
Lukket punkt om muligt forskning-udviklings arbejde.

Mange bestyrelsesmedlemmer er gået af – de har alle fået en gave som tak for indsatsen.

Nogle gange skriver folk ting som kan have relevans for bestyrelsen på Facebook o.lign – en god ide at nogen har øje på folks kommentarer så folk kan få et svar. Generelt nogen som følger op på at bestyrelsen bliver afkrævet et svar.