Referat af Bestyrelsesmøde

Rollespil (6)

30. september 2021

Referat af Bestyrelsesmøde


22-09-2021 Klokken 17.00 - 19.00 på Teams


Mødedeltagere: Mie, Vibe, Daniel, Vitus, Mette T, Laura, Lars, Dorte

Afbud: Jakob, Søren, Mette S, Kjartan, Peter, Morten, Elevrådet

Referent: Vibe

Ordstyrer: Vitus

1. Formalia
Underskrifter, referenter, mødedeltagere, (kørsel indberettes via digiflow.)

2. Opfølgning på punkter fra sidste møde
Ingen.

3. Skolens status
Nuværende elevtal er 92. Der har været lidt udskiftning i starten af året (6 ud, 5 nye ind). Året er kommet godt i gang på personalefronten, blandt andet med en nyansat i køkkenet. Vi er ved at lægge sidste hånd på studietursplanlægning. Turen går til Amsterdam-området i år. Der er kommet gang i events og inspirationsture igen, så der bliver en del ud-af-huset-aktiviteter i efteråret.
Efterskolernes Dag på søndag.
Vi er begyndt at afholde optagelsessamtaler med alle potentielle elever, så vi bedre kan sikre, at eleverne lander det rigtige sted i fht eventuelle støttebehov.
Opgaven varetages af hele det pædagogiske personale. Belastningen er størst her i starten af skoleåret, og det er en ny rutine, der skal indarbejdes i huset.
Vi har modtaget en klage fra et forældrepar, der ikke mener, at de er godt nok informeret om vores værelsestyper og skolens holdning til elevernes intime adfærd. Vi får opdateret hjemmesiden, så det fremgår tydeligere.

4. Forslag om stop for eksternt udlån af skolen - vedtaget.
Der har på Østerskov i mange år været tradition for at støtte op om rollespilsmiljøet ved uden beregning at stille faciliteter til rådighed for rollespilsforeninger og tilsvarende samarbejdsrelationer. Grundet flere faktorer, som blev fremlagt på mødet og fremsendt som bilag, indstiller Skolens ledelse til bestyrelsen, at vi ophæver disse aftaler og fremadrettet stopper med eksterne udlån af skolen samt opmagasinering af andres lagre.
Ledelsen ønsker dog at fortsætte med mulighed for ansatte at låne skolen - og i de tilfælde sker udlån mod at den ansatte har ansvaret for standen skolen leveres tilbage i.
Bestyrelsen indstiller til at vedtage, at den beslutning ligger hos ledelsen. Der var ikke nok fremmødte bestyrelsesmedlemmer til, at vi var beslutningsdygtige, men forslaget blev vedtaget skriftligt via afstemning på Viggo efterfølgende.

5. Forslag om opnormering af antal ansatte - vedtaget.
Ledelsen foreslår at der opslås en fast 100% stilling med 50 % til pædagogisk klanarbejde og 50% til Pr, markedsføring og events med tiltrædelse 01.08.22.
Samt at: Der opslås en fast 42% stilling som skolemorassistent med tiltrædelse hurtigst muligt. Dette er sammenlagt en opnomering af stillinger i huset på 92 %, men reelt er der tale om timer, der tidligere har været i huset og som i de hårde år blev nedjusteret. Med fuld elevbelægning nu - og forventning om at det fortsætter sådan de kommende år - er der behov for atter at opjustere. Budget for årene 2022-2024 hvor stillingerne er indregnet blev fremlagt på mødet og udsendt som bilag, og der påregnes overskud for alle årene.
Der var ikke nok fremmødte bestyrelsesmedlemmer til, at vi var beslutningsdygtige, men forslaget blev vedtaget skriftligt via afstemning på Viggo efterfølgende.


6. Elevrådets punkt
- Udgår denne gang, da Elevrådet KUN lige er blevet valgt, og vi skal holde et indledende møde med dem først.


7. Status på projekter
• Skolekreds: Styrke skolekredsens arbejde. På stand by en periode mens frivilligkoordinatoren sætter nogle ting i gang - lagt ind under den proces.
• Gifted Children: Tovholder, Lars. Flere forskellige grene – dels at udbrede kendskabet til gruppen (og hvorfor Østerskov er godt for dem), dels at optimere ØEs tilbud til gruppen.
Vi har fået tildelt en kontaktperson i Gifted Children. Det giver forhåbentlig et tættere samarbejde på sigt. Mariager Skole er fortsat interesseret i et samarbejde.
Kommunen har planer om lave et samlet skoletilbud for højintelligente børn i Mariagerfjord Kommune på Mariager Skole.
• Fonde og sponsorater; herunder også indkøbsaftaler for rollespilsgrej. Daniel og Jakob.
Aftale undervejs med Spilforsyningen i Aalborg om rabat ved større indkøb.
• Byggeprojektet. Daniel er tovholder. Gennemgang af budget for byggeriet. Byggeprojektet
holder indtil videre budgettet på ca. 2 mio. kroner, men vi forventer, at der kommer nogle mindre ekstra udgifter oveni, som egentlig skulle være betalt over driften i de kommende år, men som det ikke giver mening at udskyde, når håndværkerne alligevel er i gang med at bryde ned og bygge op.
• Bæredygtighed på Østerskov. Der er nedsat et bæredygtighedsudvalg blandt skolens personale, så vi kan vælge hvordan vi prioriterer alle de nye idéer, vi har. Projektet fortsætter med Mette T, Kjartan og Vitus som tovholdere.
Intet nyt.
• Østerskov-metoden: Peter, Vibe og Mette S. Daniel
Elizabeth Angerer er i huset på første observationsrunde. Hun kommer tilbage to gange mere i løbet af skoleåret. Lisa Gjedde søger fortsat fonde til det store projekt, men starter så småt op med egne midler.
• Dokumentarfilm om Østerskov på vores egne præmisser: Kjartan og Mie.
Er på pause indtil Camilla Magids dokumentarfilm er afsluttet -det bliver for meget for eleverne at have to filmhold på matriklen på samme tid, og vi vil gerne være sikre på, at de to films indhold ikke overlapper.
• Nyt projekt om inklusion (Klan - Klan Light)
Konkretiseres senere. Tovholder: Mette S + Vibe

8. Eventuelt.
Henvendelse fra læreruddannelsen i Århus om to ugers praktikker for internationale studerende. VE har været i kontakt med koordinatoren, og vi er blevet enige om, at der skal findes en anden form på det end den, der er foreslået, hvis det skal give mening i forhold til skolens rytme og måde at undervise på.

9. Næste møde
27. oktober. Er lagt i kalenderen.

10. Punkter til kommende bestyrelsesmøder
Frederikke med en præsentation af status på arbejdet med frivillige og skolekreds.

11. Lukket punkt
Intet.